Septiembre 2015
Fundación el Libro Total, persona jurídica identificada con NIT 900.243.717-1, y cuyo domicilio principal se encuentra ubicado en la Calle 35 No 9-81, Casa del Libro Total, del municipio de Bucaramanga, departamento de Santander, debidamente constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia, ha desarrollado las políticas incorporadas en el presente documento, para ser aplicadas en el manejo de la información personal que sea tratada por la organización de acuerdo a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
La Fundación El Libro Total, ha instituido dentro de esta Política de Tratamiento de la Información -PTI, las reglas y principios necesarios para brindarle protección a usted, como Titular de los datos que se tratan dentro de la organización, de cualquier riesgo de vulneración de sus derechos, con miras a garantizarle su Dignidad Humana a partir de la implementación de las medidas necesarias y efectivas para cumplir las obligaciones establecidas en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
En tal sentido, le informamos que este documento contiene las directrices generales que La Fundación El Libro Total, tiene en cuenta para tratar los datos personales que recolecta y que por medio de un Encargado, almacena, usa, circula o suprime. Es un documento que constituye una obligación para todos y cada uno de los funcionarios y/o empleados de La Fundación El Libro Total, así como para aquellos que, en virtud de la condición de Terceros, al relacionarse con la Fundación, tengan acceso o relación con datos personales tratados por esta, directa o indirectamente en virtud de regímenes contractuales con otras entidades y personas, obligación que se entiende aceptada desde el momento en que se establezca cualquier tipo de relaciones jurídicas con la Fundación El Libro Total.
Esta política se ha establecido para otorgarles protección a todas las personas naturales cuyos datos personales se encuentren en la base de datos de la Fundación El Libro Total, ya sea que la organización actúe en calidad de Responsable, Encargado o Subencargado del tratamiento de los datos personales.
La Fundación El Libro Total, realiza la recolección de los datos personales tales como:
Nombre, apellido; cédula de ciudadanía; estado civil; edad, genero (sexo), fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad(es); huella dactilar, peso, estatura; número de pasaporte; parentesco; datos del cónyuge; datos del núcleo familiar; estrato social; cargo, ocupación; firma manuscrita/digital/electrónica; libreta militar; tarjeta profesional; teléfono (corporativo y/o personal); dirección (corporativa y/o personal); correo electrónico (corporativo y/o personal); dirección postal; placa del o los vehículos automotores; aptitudes y habilidades laborales; ingresos/egresos mensuales/anuales; número y estado de cuenta(s) bancaria(s); fondo de pensiones, calidad de beneficiario o cotizante a seguridad social, perteneciente a régimen contributivo o subsidiado; afiliación eps, afiliación arl; incapacidad médica, discapacidad, o estado de salud (diagnóstico, intervenciones quirúrgicas), tipo de sangre; bienes, prendas e hipotecas; antecedentes (académicos, judiciales, disciplinarios, laborales); referencias laborales/personales, experiencia laboral; costumbres (hobbies), pertenencia a grupos políticos, económicos, sociales, sindicales, de ddhh, raciales, étnicos; fotografías, videos o imágenes del Titular; datos morfológicos y biométricos; datos de menores de edad; entre otros. Estos datos los almacena en su base de datos de forma organizada, controlada, privada y segura, respetando las tablas y parámetros de retención documental de la compañía y las firmas o personas con las cuales posee vínculos jurídicos y contractuales. Estos datos son tratados conforme a lo ordenado en la Ley 1581 de 2012 y según la clasificación establecida por el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013 y Decreto 866 de 2014.
Para su tranquilidad, damos a conocer que el Tratamiento realizado a sus datos personales, la Fundación El Libro Total, lo realiza por cuenta de un Encargado, quien cuenta con todos los requisitos exigidos por la ley y sus decretos reglamentarios.
De acuerdo a lo señalado por el marco jurídico colombiano de protección de datos personales, específicamente por la ley estatutaria 1581 de 2012 y los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014, la Fundación El Libro Total, comunica sus políticas de tratamiento de datos personales, atendiendo a las disposiciones que frente al tema se han promulgado:
El artículo 15 de la constitución política de Colombia protege los derechos a la intimidad, buen nombre y al habeas data. De esta disposición constitucional, se desprenden las demás normas que reglamentan la protección de datos en Colombia.
La ley estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar tratamiento legítimo de los datos personales de los Titulares de la información personal. Además consagra los principios bajo los que se deberá gestionar la información, imponiendo obligaciones claras en cabeza de las organizaciones.
Estas disposiciones rigen principalmente la protección de datos personales en el territorio nacional.
Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deben tenerse en cuenta los siguientes conceptos:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica de naturaleza pública o privada, que decide sobre la recolección y fines del tratamiento, entre otras. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de la bases de datos o sistema de información que contiene datos personales.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que, por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Subencargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Encargado del tratamiento.
Titular del dato: Es persona natural cuyos datos son objeto del Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Acuerdo marco de protección de datos: Es el documento en el cual se reglamenta la relación establecida entre un Responsable y un Encargado del tratamiento de datos personales, con ocasión del soporte operacional que la segunda brinda a la primera en el desarrollo de sus actividades organizacionales y en especial en lo que hace referencia al tratamiento de datos personales.
Cesión de la base de datos: Transferencia de la calidad de Responsable de una Base de Datos a otro Responsable a título gratuito u oneroso. Se le considerará al nuevo Responsable del Tratamiento de la base de datos cedida tal condición a partir del momento en que sea perfeccionada la cesión.
Nna: Hace referencia a los menores de 18 años, y corresponde a la sigla de Niños Niñas y Adolescentes.
Dato personal: Cualquier información que directa o indirectamente se refiere a una persona natural y que permite identificarla. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, número de identificación ciudadana, dirección postal, dirección de correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.
Estos datos se clasifican en:
Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como por ejemplo aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotos personales, patrones faciales).
Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del dato. Ejemplos: información extraída a partir de la inspección del domicilio, número telefónico o el salario siempre y cuando no se encuentre en bases públicas. También lo son los datos que reposen en los archivos de la Registraduría, referentes a la identidad de las personas, cómo son sus datos biográficos, su filiación y fórmula dactiloscópica.
Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, el dato referente al cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social, entre otros.
Dato personal público: Es el dato calificado como tal por la ley o la Constitución Política o el que no sea privado, semiprivado o sensible. Son públicos, entre otros, el nombre, el número de identificación, fecha y lugar de expedición del documento de identificación, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o de servidor público, los datos contenidos en el Registro Único nacional de Tránsito - runt o los datos contenidos en el registro público mercantil de las Cámaras de Comercio, entre otros.
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para la Fundación El Libro Total, así como para todos los terceros que obran en nombre de la misma o que, sin actuar en nombre de la Fundación El Libro Total, tratan o se relacionan con datos personales por disposición de ésta como Encargados o Subencargados.
Tanto el Responsable, los Encargados, como los Subencargados, así como los empleados, proveedores, contratistas y terceros de aquellos, deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/ o actividades, aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole que con la Fundación El Libro Total, hubieren establecido. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos en su momento tratados.
Es importante señalar que, para total tranquilidad de todos aquellos Titulares cuyos datos son autorizados a la Fundación El Libro Total, tal tratamientos se realiza contando con un equipo de trabajo capacitado y actualizado en protección de datos personales y a su vez cuenta con acuerdos de confidencialidad suscritos con sus funcionarios, proveedores, aliados y contratistas, pensando siempre en preservar la privacidad y seguridad de la información a la cual pudieren llegar a tener acceso en desarrollo de sus obligaciones y responsabilidades.
No obstante, agradecemos que cualquier posibilidad de incumplimiento de las obligaciones y en general, de las políticas contenidas en este documento, que se entiende como un incumplimiento gravísimo de las obligaciones contractuales de los obligados, sea reportado de inmediato al correo electrónico: juridica@syc.com.co o a la dirección Natura Ecoparque Empresarial Anillo Vial, Km 2.1 Torre syc Piso 8, del municipio de Floridablanca departamento de Santander (Colombia), sin perjuicio de las acciones contractuales o legales que de ello se generen, con miras al restablecimiento del derecho o a las modificaciones y/o adaptaciones de rigor sobre la pti.
La administración del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y Datos Personales –sgsidp, se desarrolla a través del servicio tercerizado con la empresa syc s.a. en virtud del Acuerdo marco de protección de datos-ampd con ellos celebrado y cuya Política de Tratamiento de la Información puede ser consultada en la página www.syc.com.co
Para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, los Titulares de datos personales, podrán comunicarse con la organización, por medio del correo juridica@syc.com.co y/o en la dirección Natura Ecoparque Empresarial Anillo Vial, Km 2.1 Torre syc piso 8, del municipio de Floridablanca departamento de Santander (Colombia), y sus consultas serán atendidas directamente por Departamento Jurídico de la Organización.
Cuando fuere necesario para efectos del cabal cumplimiento de las operaciones propias de la Fundación El Libro Total, podremos compartir la información de las bases de datos con clientes, entre otros, de acuerdo a su voluntad previa, expresa e inequívoca, recolectada conforme a lo dispuesto por la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
Para el normal desarrollo de la relación comercial y el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en virtud de ella, La Fundación El Libro Total, realiza el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión) de los datos personales para los siguientes fines:
1. Trabajadores y ex trabajadores de La Fundación El Libro Total: Los datos de trabajadores y ex trabajadores, se recopila principalmente con el fin de cumplir las obligaciones derivadas del contrato laboral y el desarrollo del objeto social de La Fundación El Libro Total; así también se recopilan datos para los mismos fines, de quienes en virtud de la condición de Terceros al relacionarse con La Fundación El Libro Total, tengan acceso o se relacionen con datos personales tratados por esta, directa o indirectamente, en virtud de regímenes contractuales con otras entidades y personas, o con sus proyectos de RSIE (Responsabilidad Social e Intelectual Empresarial) a través de (Sic) Editorial Ltda. o SYC S.A.. Estos fines se entienden aceptados por los trabajadores desde el mismo momento en que se establezca cualquier tipo de relación jurídica directa o indirectamente, al hacer las vinculaciones al sistema de seguridad social y a las cajas de compensación familiar, realizar diversos reportes a las entidades gubernamentales, pagar impuestos, comunicación en caso de ausencia, control de asistencia, distribución de información, seguridad interna y RSIE, entre otros actos, y se extiende tal aceptación en el tiempo a pesar del rompimiento de la relación laboral y/o jurídica, salvo manifestación expresa en contrario de la persona. También se tratan datos sensibles como: fotos y videos, por seguridad y para ser usados en medios publicitarios, comunicacionales y tecnológicos internos y externos relacionados con el funcionamiento y objeto social de la compañía y/o sus aliados; el grupo sanguíneo, como información relacionada con la salud del trabajador, en casos de emergencia, o para el reporte ante las entidades del sistema de seguridad social en salud. El Tratamiento igualmente se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
2. Proveedores: Los datos se recopilan con el fin de llevar un control de los proveedores, solicitarles la presentación de ofertas, facturarles los servicios o productos adquiridos, llevar control de pagos y de niveles de compras, y enviar reportes a DIAN, y en general a entidades tributarias, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana. También se recopilan estos datos para el ofrecimiento de servicios ofrecidos por la compañía en virtud de sus negocios con otras entidades y/o personas.
3. Aspirantes: Los datos son utilizados para realizar las consultas de datos que se hacen en las páginas oficiales de los organismos públicos y privados, nacionales e internacionales, en donde básicamente se identifica el estado del documento de identidad, los antecedentes disciplinarios, fiscales y penales, y para verificación de referencias.
4. Visitantes: Los datos se recopilan con el fin de conocer y controlar quién ingresa y quién sale de La Fundación El Libro Total, poder salvaguardar la seguridad de las personas y los bienes que se encuentren dentro de las instalaciones y garantizar no solo la trazabilidad de la visita y la memoria histórica de la misma, sino su confort, agradable experiencia, e informar internamente a los empleados, los sucesos relevantes y personas que les visitan.
5. Clientes: Soportar procesos de auditoría externa e interna. Registrar la información de clientes (activos e inactivos) en las bases de datos de La Fundación El Libro Total, para el envío de información contractual, comercial y obligacional, o de RSIE a que hubiere lugar, así como para la prevención y control del lavado de activos, y la financiación del terrorismo, entre otros ilícitos.
6. Usuarios: Fines administrativos, comerciales, e informativos. Respecto de la recolección y tratamiento de datos realizado mediante mecanismos automatizados con el objeto de generar registros de actividad de los usuarios.
La Fundación El Libro Total, también podrá:
7. Acceder y consultar la información del Titular del dato que repose o esté contenida en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública ya sea nacional, internacional o extranjera, para el cumplimiento de su objeto social y de su RSIE;
8. Los datos recolectados a través de puntos de seguridad, así como los datos tomados de los documentos suministrados por el Titular al personal de seguridad y los obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de La Fundación El Libro Total y todas sus oficinas, se utilizarán para fines de seguridad y vigilancia de las personas, los bienes e instalaciones de La Fundación El Libro Total y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso judicial, administrativo o interno; adicionalmente podrán ser empleados para prestar un mejor servicio dentro de sus instalaciones a partir del análisis de flujos, temporalidades de ingreso, perfilamiento, u otro compatible con la ley y el objeto social de la compañía.
9. Los datos cuyo tratamiento sea realizado por La Fundación El Libro Total podrán ser transferidos total o parcialmente a (Sic) Editorial Ltda. y a SYC S.A., quienes los utilizarán para el desarrollo y ejecución de actividades de Responsabilidad Social e Intelectual Empresarial.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
La recolección y tratamiento de datos personales debe realizarse para fines lícitos, respetando las normas generales, especiales y la autorización dada por el Titular sobre los mismos.
Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido. Dichos datos serán tratados de forma leal y lícita.
Los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos. No se considerará incompatible el tratamiento posterior de éstos con fines históricos, estadísticos o científicos.
Los datos de carácter personal serán exactos y puestos al día de forma que respondan con veracidad a la situación actual del afectado.Si los datos fueran recogidos directamente del afectado, se considerarán exactos los facilitados por éste.
Si los datos de carácter personal registrados resultaran ser inexactos, en todo o en parte, o incompletos, serán cancelados y sustituidos por los correspondientes datos rectificados o completados, siempre y cuando el titular de la información así lo solicite. Desde el momento en el que el titular pone en conocimiento esta situación a la organización se dará aplicación al correspondiente protocolo.
Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para las cuales fueron previstas.
Autorización para tratamiento de datos sensibles:
Para efectos de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:
-La autorización debe ser explícita y previa a la recolección del dato.
-Se debe informar al Titular expresamente que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información, salvo deber legal o contractual, de lo cual se dejará registro.
-Para su transmisión y/o transferencia, lo mismo que para su almacenamiento, se utilizarán mecanismos de seguridad especial tales como cifrado de bases de datos, registro de control de accesos a estas, copias de seguridad alojadas en lugar físico diferente a donde están alojadas las bases de datos, conexiones vpn, etc.
Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (nna):
Para efectos de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:
-La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los nna. El representante de los nna deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los nna para entender el asunto.
-Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los nna.
-El tratamiento debe respetar el interés superior de los nna y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.
Principio de dignidad: Toda acción u omisión asociada al tratamiento de datos personales debe ejecutarse siempre salvaguardando la dignidad del Titular y amparando los demás derechos constitucionales, en especial el derecho al buen nombre, a la honra, a la intimidad y el derecho a la información.
Principio de legalidad: El Tratamiento de datos “es una actividad reglada, debiéndose por tanto estar sometida a todas las disposiciones que le regulan” y a los principios que lo enmarcan. (Ley1581de2012).
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de integridad: En el Tratamiento debe garantizar se el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de finalidad: Los datos personales deben ser procesados con un propósito específico y explícito, el cual debe ser autorizado por el Titular o permitido por la ley. Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa, acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.
Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados, cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, contractuales, jurídicos e históricos de la información.
Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser en términos razonables: veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando la Fundación El Libro Total, lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.
Principio de seguridad: Cada persona de la Fundación El Libro Total, deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la misma para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, dentro de las posibilidades de la entidad información acerca de la existencia de datos que le conciernan personalmente.
Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:
-Al Titular del dato.
-A las personas autorizadas por el Titular del dato.
-A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.
-Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares de los datos personales o terceros autorizados conforme a la presente política o a la ley.
Principio de circulación restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:
-Al Titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales.
-A las personas autorizadas por el Titular del dato o por la ley.
-A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:
En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud, indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la ley 1581 de 2012 como Responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora, debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley o por el Titular del dato.
La Fundación El Libro Total, se compromete a respetar y garantizar los siguientes derechos de los Titulares de los datos:
-Permitir, una vez cada mes calendario, el acceso en forma gratuita a los datos personales por parte del Titular, si así lo requiere y lo solicita expresamente, o cuando existan modificaciones sustanciales del pti que lo ameriten.
-Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular del dato.
-Informar sobre el uso que la Fundación El Libro Total, ha dado a los datos personales del Titular.
-Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.
-Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de la Fundación El Libro Total, sus socios, directivos, empleados y aliados estratégicos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución en materia de tratamiento de datos personales.
-El Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.
Los derechos de los titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:
-Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Sic Editorial Ltda., y sus aliados estratégicos.
-Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
-Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
-Por estipulación a favor de otro o para otro.
-Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Para que el Titular de datos personales o terceros legitimados puedan ejercer sus derechos o realizar acciones referidas a datos personales, la Fundación El Libro Total, se permite orientar el trámite, así:
Canal de Comunicación:
Para efectos de la atención del ejercicio de los derechos de los Titulares en particular y atención de pqr asociada a los datos personales en general, la Fundación El Libro Total, se permite informar que la misma se encuentra tercerizada con la empresa syc s.a., contándose para tal fin únicamente como canales de comunicación los siguientes: el correo electrónico juridica@syc.com.co y la dirección Natura Ecoparque Empresarial Anillo Vial, Km 2.1 Torre syc Piso 8, del municipio de Floridablanca departamento de Santander. Es importante advertir que la opción de Contactenos del sitio web www.ellibrototal.com No esta habilitada para atender pqr asociadas a datos personales, y deben hacerse al correo especificado.
Fuentes de PQR e informes administrativos y judiciales:
Según la circunstancia en que se genere la PQR tenga en cuenta lo siguiente:
Consultas o reclamos verbales:
Cuando la pqr se quiera formular a través del canal físico, en sede, de manera verbal, se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:
a. Al Titular se le proveerá el formulario correspondiente a los formatos “Consulta Verbal” y “Reclamo Verbal”, que para el efecto tiene establecido la organización en cada caso.
b. Adicionalmente, deberá anexar:
-Copia del documento idóneo que permita su identificación y/o de la calidad en que actúa (titular, causahabiente o apoderado).
-Poder si se actúa a través de representante
-Si se tratase de una persona jurídica, debe el representante legal, presentar el documento idóneo que acredite la existencia y representación legal de la misma, junto con la exhibición de un documento idóneo que permita su identificación.
-Los anexos o soportes que considere necesarios para su consulta o reclamo.
Cuando el Titular realiza la Petición o consulta por medio de correo electrónico:
Cuando la pqr se quiera formular a través del canal virtual del correo electrónico, se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:
a. Para verificar la condición de Titular, éste al momento de enviar el correo electrónico, deberá adjuntar:
-Copia digital ampliada al 150% de su documento de identificación.
-En tratándose de un causahabienteo apoderado del Titular, documento digitalizado que acredite la calidad de causahabiente o poder debidamente otorgado.
-Si se tratase de una persona jurídica, debe el representante legal, presentar el documento idóneo que acredite la existencia y representación legal de la misma, junto con la exhibición de un documento idóneo que permita su identificación.
-Los anexos o soportes que considere necesarios para su consulta o reclamo.
En tratándose de los Organismos de Control:
Cuando el asunto tenga como origen en una entidad administrativa o de control se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:
a. Deberán indicar la correspondiente solicitud de manera expresa e inequívoca.
b. La finalidad concreta para la cual requieran la información solicitada (salvo que sea autoridad judicial).
c. Indicar las funciones específicas que le han sido conferidas por la ley relacionadas con dicha finalidad mencionando la correspondiente norma (salvo que sea autoridad judicial).
En el evento en que cualquier persona desee elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio relacionada con el tratamiento de datos personales, recuerde que previamente se debe haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante La Fundación, de acuerdo a las indicaciones anteriormente referidas, advirtiendo la total disposición de la Fundación a atender las inquietudes.
A los Titulares de datos y terceros interesados, les informamos que la Fundación El Libro Total, en desarrollo del tratamiento de los datos personales cumple y exige que se cumplan los deberes que impone la ley, así:
-Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
-Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
-Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
-Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.
-Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
-Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la presente política.
-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
-Implementar las políticas y procedimientos de seguridad necesarios para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y bases de datos de nuestros clientes, clientes potenciales, terceros y de la organización; también asegurar la estabilidad, disponibilidad de la infraestructura tecnológica y la operación respecto de los datos personales conforme la pti.
-Actualizar la información cuando sea necesario.
-Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
-Poner en conocimiento del Encargado o Subencargado la presente Política de Tratamiento de la Información, para advertir de la obligación que les asiste de operar el tratamiento de datos que se le encomiende en el marco de la misma.
-Suministrar al Encargado o Subencargado del tratamiento, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado conforme a la ley.
-Garantizar que la información que se suministre al Encargado o Subencargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
-Comunicar de forma oportuna al Encargado o Subencargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
-Informar de manera oportuna al Encargado o Subencargado del tratamiento, las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
-Exigir al Encargado o Subencargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
-Informar al Encargado o Subencargado del tratamiento, cuando determinada información se encuentre en condición de “reclamo en trámite” por parte del Titular o en se trate de “información en discusión judicial”, una vez se haya presentado la reclamación o recibido la información.Así mismo deberá reportar los eventos en que el reclamo se atienda o la discusión judicial sea superada.
La Fundación El Libro Total, deberá cumplir con los siguientes deberes:
-Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de novedades en la administración de la información de los Titulares.
-Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
-Inscribir las bases de datos en el RNBD conforme a las disposiciones legales vigentes.
Cuando La Fundación El Libro Total, realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización Responsable del tratamiento, adquiere la calidad de Encargado y por tanto se obliga a cumplir los siguientes deberes:
-Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar a la Fundación El Libro Total, los datos personales que tratará como Encargado.
-Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
-Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
-Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
-Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.
-Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.
-Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
-Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
-Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
-Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan novedades en la administración de la información de los Titulares.
-Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, respecto del tema tratado y que se encuentra dentro del marco de ley.
La Fundación El Libro Total, cuenta con políticas y procedimientos de Seguridad, donde el objetivo principal es asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y bases de datos de nuestros clientes, terceros y de la organización, también asegurar la estabilidad, disponibilidad de la infraestructura tecnológica y la operación.
Todas las medidas de seguridad que ha implementado y gestiona la Fundación El Libro Total, buscan la protección de la información y la garantía de la dignidad de los Titulares de los datos personales que trata. Tales medidas permiten el acceso de los usuarios autorizados de forma controlada e impiden que los no autorizados puedan llegar a acceder, bloquear, modificar, adulterar o suprimir la información y/o datos personales tratados por parte de la Fundación El Libro Total, como Responsable, Encargado o Subencargado de los mismos según el caso.
La Fundación El Libro Total, utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus oficinas. Por ello se informa a los Titulares y terceros, la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios con alertas de video vigilancia. No obstante, ningún dispositivo de video vigilancia se sitúa en lugares que puedan afectar la intimidad de los Titulares.
La información recolectada por estos mecanismos se utilizará para fines de seguridad y trazabilidad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en éstas, o como prueba en cualquier tipo de proceso interno, judicial o administrativo, siempre con sujeción y cumplimiento de las normas legales.
Las imágenes solo serán tratadas cuando sean adecuadas, pertinentes y no excesivas en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, legítimas y explicitas, y que hayan justificado la instalación de las cámaras o videocámaras.
Para todos los efectos legales, la Fundación El Libro Total, manifiesta haber cumplido con el Aviso de Privacidad de que trata el artículo 14 del Decreto 1377 de 2013. Los Titulares de datos personales que deseen consultarlo, podrán hacerlo enviando solicitud de ello a través del correo electrónico juridica@syc.com.co
La Fundación El Libro Total, en calidad de Responsable de sus datos personales, conservará en su base de datos, los datos que hayan sido recolectados, mientras siga desarrollando las actividades comerciales que constituyen su objeto social.
Lo expresado en el anterior párrafo, se tendrá siempre en cuenta sin perjuicio del ejercicio de los derechos de supresión que le asisten al Titular o de orden legal, administrativa o judicial que ordene la supresión de los mismos.
Cualquier cambio sustancial en las Políticas de Tratamiento, se hará la comunicación de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:
-Página pública www.ellibrototal.com
-Correo electrónico enviado a los Titulares,
-Para los Titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de una publicación en un diario de amplia circulación.
Las comunicaciones se enviarán mínimo diez (10) antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, se deberá solicitar del Titular una nueva autorización.
Una vez cumplido el anterior trámite se procederá a efectuar el correspondiente registro en el rnbd.